Warum du mehr als eine To-do-Liste brauchst

To-do-Listen schaffen Struktur

Dennoch sind To-do-Listen nützlich, denn sie helfen uns, unsere Arbeit zu organisieren und schlichtweg Dinge nicht zu vergessen, die wir tun wollen. Ich bin ein großer Fan von To-do-Listen und Planung, weil sie Struktur bieten und die Effizienz steigern. Was allerdings fatal ist, sind endlos lange Listen, auf denen sich viele seit Wochen unerledigte Dinge angesammelt haben. Solche To-do-Listen  führen zu Frustration oder sogar zu Prokrastination, weil sie unübersichtlich werden und überfordernd. Bei einer so langen To-do-Liste am Ende eines Tages zu sehen, dass nicht mal eine von 10 Aufgaben erledigt sind, weil viel dazwischen gekommen ist, ist enttäuschend. Deshalb sind auch manche Menschen keine Fans von To-do-Listen und denken, dass sie nicht funktionieren.

Häufige Probleme bei To-do-Listen

Das Problem bei To-do-Listen ist, dass das Aufschreiben der Aufgaben allein uns ja noch nicht wirklich voranbringt. Wenn sehr viele Aufgaben und alle möglichen Ideen notiert werden, entsteht eine lange und unübersichtliche Liste. Ohne klare Priorisierung sind jedoch die wichtigen Aufgaben nicht erkennbar. Das wirklich wesentliche geht womöglich neben unwichtigen Aufgaben verloren. Effizient und motivierend wird es erst in dem Moment, wenn wir anfangen, die Liste zu Priorisieren und vor allem die Aufgaben umzusetzen. Das Priorisieren der Aufgaben geht sehr leicht mit der ABC-Methode oder nach dem Eisenhower-Prinzip.

Beim reinen Priorisieren kommt hinzu, dass die Dringlichkeit und Wichtigkeit noch nichts über die Länge der Zeit aussagen, die diese Aufgabe braucht. Die Aufgaben in einer To-do-Liste an sich machen  möglicherweise erstmal den Eindruck, dass sie an einem einzigen Tag oder in kurzer Zeit zu schaffen sein sollten, was jedoch unrealistisch ist. Am Ende des Tages bleiben dann doch noch viele Aufgaben offen und es entsteht Frust. Darüber hinaus sind die Aufgaben oft nicht klar beschrieben und in einer Aufgabe verstecken sich kleinere To-dos. Diese Komplexität kann zu Aufschieberitis führen. Falls das ein Thema ist, was dich interessiert, lies hier meine 10 Tipps gegen Aufschieberitis.

To-do-Listen enthalten auch selten Zeitpuffer für unvorhergesehene Aufgaben oder Pausen. Wenn dann etwas dazwischenkommt, kann die ganze Planung ins Wanken geraten, was das Gefühl von Stress und Überforderung verstärkt.

To-do-Listen bei der Planung unbedingt priorisieren!

Eine effektive To-do-Liste ist daher erstmal nur eine Aufgabenspeicher, der für eine sinnvolle Planung ein klares Priorisieren erfordert. Bekannte Systeme dafür sind die Eisenhower-Methode oder die ALPEN-Methode. Sie ermöglichen eine realistische Planung und mit ihrer Hilfe können wir große Aufgaben in kleinere, machbare Schritte bringen. Hilfreich ist auch das Setzen von Tages- und Wochenzielen, statt nur Aufgaben wahllos zu notieren. Eine verblüffend einfache Methode, mit der wesentlich mehr Umsetzung von Aufgaben gelingt, möchte ich euch hier noch vorstellen.

Tipp für effizientes Arbeiten: Verwende die 1-Ding-To-do-Liste

Was uns im Alltag tatsächlich stresst, ist, dass wir versuchen, mehr als eine Sache zu tun. So vieles erscheint dringend und wichtig und wir fragen uns, ob das, was wir tun, jetzt in diesem Moment das Richtige ist? Gleichzeitig sehen wir, dass noch viele weitere Aufgaben auf uns warten und wir wissen, dass wir uns anstrengen müssen, um alles im Blick zu behalten und abzuarbeiten.

Der Sinn eines persönlichen Zeitmanagementsystems oder eines Selbstmanagements, durch das wir Ziele setzen und Prioritäten festlegen, besteht darin, dass du bessere Entscheidungen treffen kannst. Durch die Priorisierung oder den größeren Rahmen von Dringlichkeit und Wichtigkeit wird klar, was jetzt gerade dran ist. Damit kannst du anderes weglassen und dich auf eine Sache fokussieren.

Genau darauf basiert die einfachste To-do-Liste, die es gibt, die Oliver Burkeman in seinem Buch „4000 Wochen: Das Leben ist zu kurz für Zeitmanagement“ beschreibt. Ich verwende die Methode schon seit vielen Jahren und sie hilft mir sehr, meine Produktivität zu erhöhen. Sie trägt auch sehr zur Klarheit bei – und ist dabei so simpel wie wirkungsvoll!

Die 1-Ding-To-do-Liste

1. Überlege dir, welche Aufgabe du jetzt als erste tun willst. Es muss nicht die „Beste“ sein.
2. Schreibe die Aufgabe auf einen Zettel (oder priorisiere sie in deinem Online-System).
3. Tue diese eine Sache.
4. Streiche Sie durch.
5. Gehe zurück zu 1. und wiederhole es.

Ich verwende diese Methode schon seit Jahren und habe festgestellt, dass sie super funktioniert!

Warum mehrere To-do-Listen zur Planung sinnvoll sind

Konkret bedeutet das, dass ich eine lange To-do-Liste habe mit allen Aufgaben. Sie ist eine Art Sammlung, jedoch bereits nach Kunden und Projekten strukturiert. Aus dieser Liste priorisiere ich Aufgaben und plane sie jeweils in einem Wochenplan, unter Verwendung der Methode von Linnenberger. Diese Methode gibt eine Priorisierung nach sofort zu erledigen (critical now), in dieser Woche (opportunity now) und in Zukunft (over the horizon) vor.

Darüber hinaus habe ich jeden Tag eine 1-Ding-To-do-Liste, auf der ich die eine Sache aufschreibe, die ich jetzt sofort erledigen werde. Und diese eine Aufgabe tue ich dann sofort. Erst wenn sie erledigt ist, kommt die nächste Aufgabe dran. Diese Strategie führt zu mehr Umsetzung und Erfolgserlebnissen, weil die Schritte machbar sind und es so kein Hin- und Herspringen zwischen Aufgaben gibt, bis etwas erledigt ist. Das zählt auch darauf ein, keine losen Enden – also Open Loops –  entstehen zu lassen, was sehr wesentlich für die Produktivität ist.

Wenn du dein persönliches Zeit- und Selbstmanagement optimieren möchtest, melde dich gerne bei mir für ein Gespräch! Ich bin überzeugt, das Zeit- und Selbstmanagement für jede Person individuell ist und arbeite deshalb 1:1 mit dir an deinen persönlichen Themen.

Herzlichst

Gina