Keine losen Enden! Warum du Open Loops vermeiden solltest

Ist dir das schon mal passiert? Du bist gerade dabei, einen Artikel zu schreiben. Es läuft richtig gut, ein Gefühl von Flow stellt sich ein. Doch ein Telefonklingeln reißt dich aus den Gedanken und aus dem Schreibfluss. Nach dem Gespräch bist du raus, was du schreiben wolltest, tritt in den Hintergrund. Zwar willst du noch an dem Artikel weiterschreiben, doch der Gesprächspartner hatte ein Thema mit Dringlichkeit, die Sache soll bis morgen fertig sein – und du kriegst das neue Thema nicht aus dem Kopf. Und so schließt du die Datei, legst den Artikel erstmal beiseite. Doch am nächsten Tag kommst du auch nicht dazu, es kommt so vieles dazwischen…. Und so schlummert dieser halbfertige Artikel in der Ablage, bis er in Vergessenheit geraten ist. Und schon ist eine halbe Sache entstanden, die nicht fertig geworden ist.

Ständige Unterbrechungen

Wir werden ständig abgelenkt. Konzentration fällt schwer. Hereinkommende E-Mails, der Benachrichtigungston von WhatsApp, die Kollegen, die mit uns etwas besprechen wollen. Vieles fordert unsere Aufmerksamkeit. Doch es bringt uns nicht ans Ziel, wenn wir unsere Aufmerksamkeit auf das lenken, was andere von uns wollen und womit wir von außen konfrontiert werden.

Zerstreutes Tun

Zwar gleichen wir normalerweise das Hin- und Herspringen zwischen Nachrichten, E-Mails und To-Dos aus, indem wir versuchen, alles gleichzeitig hinzukriegen. Doch die Zeiten, in denen wir uns mit einer anstehenden Aufgabe voll und ganz beschäftigen werden immer seltener. Frage an dich: Wann bist du zuletzt im Flow längere Zeit an einer Aufgabe drangeblieben?

Vermeide lose Enden!

Unterbrechungen kosten uns Zeit. Nach jeder Unterbrechung brauchen wir bis zu 11 Minuten, um wieder in das Thema zurückzufinden. Der sogenannte Sägezahneffekt stellt sich ein, wenn sich das Stop-and-Go summiert. Doch viel schlimmer noch: Wir bringen viele Dinge nicht zu Ende. Wir lassen ein angefangenes Projekt liegen und machen nicht weiter. Das ist fatal. Denn halbfertige Dinge sind sogenannte „Open Loops“.

Open Loops sind ein psychologisches Phänomen. Lose Enden lösen den sogenannten Zeigarnik-Effekt aus: dieser besagt, dass Menschen sich an unterbrochene oder unfertige Dinge mehr erinnern als an fertiggestellte Dinge. Wenn sich unfertige Dinge häufen, führt das zu Erschöpfung und zu einem Gefühl von Stress und Überforderung. Halbfertige Dinge machen uns also nicht erfolgreich, sondern tragen zu einem Gefühl von Unzufriedenheit, Stress und mangelnder Selbstwirksamkeit bei. „Schließe das lose Ende!“ rufe ich dir daher zu. Und auch in meinen Kursen zum Zeit- und Selbstmanagement gebe ich diesen Tipp.

Beispiele für Open Loops:

• Du fängst an, einen Artikel zu schreiben, hörst aber plötzlich mittendrin auf. Stattdessen checkst du dein Handy ohne Grund. Du öffnest Facebook oder LinkedIn und verlierst dich im Stream.
• Du probierst eine neue Sportroutine aus. Zwei Tage später liest du von einem anderen „neuen“ Fitnessprogramm und probierst das zwischendurch aus. Du machst kleine Fortschritte in beiden Programmen. Doch dann beginnst du schon wieder, nach etwas Besserem zu suchen.
• Du wirfst einen schnellen Blick auf E-Mails in deinem Posteingang, während du mit jemandem telefonierst.
• Du beginnst voller Enthusiasmus einen Schal zu stricken, doch mittendrin hörst du auf und lässt das angefangene Strickstück liegen.

Welche Open Loops hast du?

Unabhängig davon, wie und wodurch diese losen Enden entstehen, das Ergebnis ist immer dasselbe: Nie widmet man sich ganz und mit längerer und voller Konzentration der Aufgabe und es dauert doppelt so lange, bis man zum Ergebnis kommt. Wenn sich offene Dinge häufen, führen sie zu höherer Belastung.

Wirklich konzentriert – ergibt hundert Prozent

Halbfertige Aufgaben sind übrigens auch der Grund, weshalb du am letzten Tag vor dem Urlaub (wo du dich richtig konzentrierst und zügig dranbleibst) so viel mehr schaffst als in den zwei Wochen davor (in denen du ständig abgelenkt warst).

Produktiver arbeiten durch Zeitblöcke

Natürlich kenne ich lose Enden auch aus eigener Erfahrung! Zum Beispiel habe ich bei diesen Blogbeitrag in drei Zeitblöcken an unterschiedlichen Tagen geschrieben. Absolut nicht ideal! Denn jedes Mal brauchte ich wieder Anfangsschwung, um wieder „reinzukommen“. Es lässt sich also nicht immer vermeiden, dass wir Aufgaben zerteilen. Doch wesentlich ist, dass wir dann dranbleiben! Für solche Arbeiten, die längere Zeit brauchen – und bei denen es schon vorher abzusehen ist, dass wir sie in mehreren Etappen erledigen müssen, besteht der Trick darin, Zeiträume zu blocken – zum Beispiel zwei Stunden oder täglich eine „goldene halbe Stunde“.  In diesen Zeitblöcken arbeite ich dann konzentriert an einem Thema – und alles andere bleibt rigoros ausgeschaltet.

Benachrichtigungen ausschalten

Für wichtige Aufgaben sind längere Zeitblöcke erforderlich, halbe oder ganze Tage. Wenn ich beispielsweise ein wichtiges Konzept oder ein Seminar bearbeite, bleibe ich mehrere Stunden (oder sogar einen ganzen Arbeitstag) an diesem einen Thema, um richtig tief einzutauchen und in der Materie drin zu sein. Ablenkungen dürfen dann nicht die Konzentration stören. Dazu deaktiviere ich die Benachrichtigungen bei meinen E-Mails und vermeide es um jeden Preis, Instagram oder andere Social Media Kanäle überhaupt zu öffnen. Hilfreich sind dazu beim Arbeiten Apps wie zum Beispiel Forest, die uns davon abhalten, auf dem Smartphone Whatsapp oder Messenger zu checken.

Fokussiert Arbeiten

Das vollständige Ausschalten von Benachrichtigungen und das Vermeiden von Ablenkungen sind der beste Weg, um in eine tiefe, fokussierte Arbeit einzusteigen und fragmentierte Sitzungen zu vermeiden, in denen nur halbe Sachen entstehen. Ein großer Pluspunkt ist übrigens, dass man am Ende ein fertiges Ergebnis steht. Ja, es hat einen ganzen Tag gedauert, aber am Abend steht das Webinar oder der Vortrag. Und es ist eine runde Sache.

Mich interessiert es sehr, wie du über diese Frage denkst:

• Was würde sich ändern, wenn du dir vornehmen würdest, keine Open Loops mehr zu produzieren?

Schreibe mir einen Kommentar, welche Tipps du hast, um keine Open Loops entstehen zu lassen.